如果说纪律是约束，它是要大家共同遵守而维护社会利益的，那么礼貌则是自觉的、发自内心的真诚和人格的展示。讲礼貌的人，什么时候都显现出一种美的光彩、仪表和风度。表现出其明亮的心灵和美好的道德品质。正如歌德所说：“一个人的礼貌，就是一面照出他肖像的镜子。”
文明礼貌的语言是滋润人际关系的雨露，是沟通组织与公众关系的桥梁，是维系交谈者双方良好关系的纽带。没有文明礼貌的语言，很难想象人与人之间能和睦相处，交谈能深入下去。
说话的文明礼貌，在一定程度上，标志了一个社会的发达程度，反映一个单位的精神面貌，也体现着国家公务人员的情操、道德。
尽管各个时代各个国家的道德规范不尽相同，但任何一个社会、一个组织历来都十分注意语言的文明礼貌。我国早在《论语》中，就有了关于礼貌的论述。所谓“君子所贵乎道者三”中，就有一“道”是“出辞气，斯远鄙倍矣”。意思是：说话时，要多考虑言辞和口气，就可以避免粗野和错讹。把文明礼貌语言提高到“道”的高度，可见看得有多重。
文明礼貌的交谈，总的来说，就是要做到“和气、文雅、谦逊”。尽管公务人员、各行各业的工作人员的组织性质不同，从事工作的目的不同，但在交谈中，都应做到：语气亲切、柔和，语调高低适中，语速快慢适当，勤用敬称、敬词、敬语，慎用比喻、借代，言辞委婉含蓄，用词简洁、达意，明白清楚，这样才能表达一方对另一方的信任敬重，能“化干戈为玉帛”，有益于组织形象的树立，而且也有益于缩短双方的心理差距，使双方感情融洽，促进事业的成功。决不要讲粗话、脏话，不强词夺理，不恶语伤人。还要学会运用日常生活的礼貌语言。如：
初次见面说“久仰”；久未联系说“久违”；
等候客人说“恭候”；客人到来说“光临”；
看望别人说“拜访”；欢迎购物说“光顾”；
起身走时说“告辞”；中途先走说“失陪”；
请人勿送说“留步”；陪伴朋友说“奉陪”；
请人批评说“指教”；求人解答用“请问”；
请人指教说“赐教”；请人指正说“雅正”；
赠送作品说“斧正”；对方来信说“惠书”；
向人祝贺说“恭喜”；赞人见解用“高见”；
请人帮助说“劳驾”；托人办事用“拜托”；
麻烦别人说“打扰”；求人方便用“借光”；
物归原主说“奉还”；请人谅解说“包涵”。
